博報堂(HAKUHODO)是日本第二大的廣告公司,從公司的營運開始到企劃的發想、團隊合作,他們都有自己獨到的經營方式。「博報堂最強腦力激盪術」這本書由公司中的「品牌創新設計局」這個部門來著手整理,文章以著一種:「原來我們公司很特別啊?真的假的?」一起帶著讀者去抽絲剝繭出公司的優點、具體的方法論。

你的開會是否總是主管、簡報者在台上口沫橫飛、對於目前遭遇的問題心急如焚,底下的人即使有好的點子也因為凝重的氣氛不敢發言呢?或是每次開會問題總是導向死胡同,找不到適切地解決方案呢?書中提到了與會者、會議主持人常遇到的煩惱,並介紹博報堂公司是如何去經營會議的時間。

會議?還是討論磋商?

開會分成兩種,一種是為了共享資訊的「會議」,為了作報告、行政聯絡,在事先安排明確的議程下的事務型會議。台上的人說、底下的人聽,是一般大家常見的單向溝通的會議。這種會議當然是不可或缺的,然而博報堂公司內部更常舉行第二種形式的開會——「討論磋商」,與會者彼此提出想法、點子,所有人都自發性地提出意見、腦力激盪出更好的點子。

「在會議中,要多說廢話。在討論時,要多說壞話。」——博報堂企業標語

與會者的心態要建立好,就不容易在討論時,因為別人無心的話造成心情的起伏。在書中使用各種方式,希望所有人可以用更平等的方式、撇去成見的狀態下進行討論。例如:開會時不要稱呼職稱、發表意見時先寫在紙上最後貼在牆上,這樣就不需要意識這個點子是由主管提出、還是部員提的、說話時不要使用預設立場的句子:「理論上來說……」、「業務的經驗來說……」,說這些話的同時就已經侷限了自己的思考。

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閒聊很重要

不論是再短的會議,三十分鐘、十五分鐘的開會,博報堂還是會從「閒聊」開始做起,然而這並不是無意義地閒聊,目的是為了讓大家都敞開內心、交換一些不一樣的經驗。因為如果無法讓大家盡情表達真實想法的會議,往往很容易決議出沒有用的結果。此外並不是漫無目的地聊天,發想點子時有四個步驟:共享、擴散、收束、統一。
而博報堂中的「閒聊」主要集中於「共享」與「擴散」兩個階段。「共享」是在會議一開始時地,大家從輕鬆、生活化的話題開始互相關心,這樣的閒聊可以調整會議的氣氛、使人預備說出真心話敞開內心,同時也可以觀察出每個成員的特質,例如:不擅長某些話題、喜歡什麼內容、比較內斂……等等。另為他們也開發出「報到(check in)」開場的方式,每個人說出自己來參加會議的心理狀態:「昨天晚睡,現在很睏」、「還有一堆代辦事項要做,現在很緊張」。

討論磋商是「一場旅程」——博報堂執行長 佐藤夏生

第二階段是「共享」,這個階段是為了所設定的討論事項,盡可能的擴展議題,假設這個階段無法想到,後續的討論就容易受到限制,甚至就找不出好的方法。因此提出方案時比起「質」更重視「量」。這時比起考驗創意發想的能力,更倚重的是「擴散思考」的能力。其中一個秘訣就是「丟出連自己也不確定的意見」,書中舉的例子是:為什麼籃球比賽在美國很熱門、在日本卻沒什麼人氣。其中一人提出一個連自己都不太確定的意見:會不會是日本籃球比賽時無法輕易地看到選手的臉部呢?因為棒球就很常特寫選手的臉部,就連高中棒球聯賽每年都會有許多選手受到一般社會大眾熱愛。
這個人提出這個模糊的點子時,其他人順著這個思緒去思考:「那麼如果在籃球比賽轉播時,增加特寫選手的攝影機會不會有幫助呢?」如此地去延伸這個討論的話題。

然後創意也不是漫無邊際的討論,為了釐清討論的範圍,他們利用「最遠邊界法」,先舉出一堆例子,判斷那些類型是屬於我們討論的範疇,哪些是在討論以外的內容,藉由找出邊界,讓大家掌握討論的範圍,這樣後續的討論就不至於離題。

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創意發想的KJ法

KJ法是一套讓人練習發想點子、整理資訊的思考方法,博報堂將他當成每年新進成員的養成的練習之一。
方法分為四個階段:
1.一個點子寫在一張便條紙上:內容簡短、具體,並貼在白板上
2.把蒐集到的點子做分組:依照特性將幾張便條分成一組,無法分組的也不用免強,最終歸納出五至七大組。
3.審視各組之間的關聯係:因果關係、互利、承先啟後……等等。
4.將整個概念用一句話來整理:使用連接詞「因為……」、「所以……」,試著把所有概念串起來。
藉此讓所有人經歷一次創意發想的過程。

開會不是一場競賽、而是尋找解決方法的過程

假設開會時三個人分別提出A、B、C三個方法,一般人的想法是就從這三個方案中找出最好的來做修改。然而博報堂的方法是,他們會思考如何從三個方法為基礎,藉此發想出E、F其他的方案,最後可能是以著J方案為共識結束會議。所有人都是參與決議的人,因此不會有誰能力比較好、誰的提議很差勁的問題。即使主管、會議主持人自身已經有一套自己的構想,更理想的方式是引導會議的人說出這個點子,這樣不僅能提升提議者的自信、後續的推動也更能引起全體的參與、共鳴。

此外在決議時,一開時不要急著找出方法,而是從現有提案找出「核心概念」,例如有人提出購買化妝品時贈送其他試用品,比起思考要送什麼試用品,背後的概念可能是:「讓消費者認識更多適合他的產品。」

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我自己開會的經驗算是蠻豐富的,在學校時一週至少會跟教授開會兩次。在教會中辦活動一週至少會開一次會,多的時候三、四次也不見怪。這些會議中也分成創意發想、決策、討論、報告等性質,有時也會遭遇到那種不歡而散的開會,或是所有人都創意疲乏不知如何是好的狀況。書中很多的原則,其實不光是一個人知道而已,如果全體更有共識的時候,會議的經營就能變得更順利,同時這也涉及一整個企業文化的經營。此外博報堂因為是廣告、行銷的公司,他們的狀況未必適用於所有的企業,但如過調配好會議、討論磋商兩種開會的形式的次數、頻率,對於議題的討論應該都會相當地有幫助。

瞭解與不瞭解的差異真大,不暸解方法論時,度過人生時就像在碰運氣,有時候順利、有時候充滿挫折。推薦這本書給需要時常參與會議、擔任會議主持人的人,書中有更多對於要如何扮演好會議主持人的秘訣,整理常見的創意發想方法。另外每個篇章都有很實體的舉例,讓人可以快速理解這些方法在會議時帶來的益處為何。每個與會者其實都有其價值,看得時候就想到,在西遊記的取經中,雖然豬隊友常令人好笑又好氣,但是能否將每個人安排在適當地位置上,讓其發揮價值,其實也考驗著團隊領導者的能力呢。例如團隊中會有喜歡批判的人,他就適合找出問題點;擅長發想的人,雖然想法天馬行空,但適合在發想階段大量地提出點子;謹慎的人,適合洞察問題的關鍵,適合丟問題給他,由他們找出具體的方法論。

每個人都有各自的出場時機,如何在會議進行的過程中讓他們逐一地發揮,就成了會議主持人地重要課題。博報堂的創意總監北風勝說:「討論磋商就像米糠醬(ぬか漬 糠漬)。」
米糠醬菜是一種將蔬菜放在米糠中發酵的醃漬方法,事先將蔬菜埋在一整桶的米糠中,事後就是要一步步地挖開米糠,尋找美味的醬菜在哪裡。對於博報堂來說,每次開會也像這樣,乍看都在閒聊沒什麼效率,就像挖米糠時弄得手黏糊糊的,但持續地進行時,就能在會議中挖掘出好的點子。

「討論磋商就像米糠醬。」——博報堂創意總監 北風勝

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